Gerenciar um alto volume de chamados pode se tornar uma tarefa árdua e complexa para o dia-a-dia das equipes de suporte.
Neste contexto, a atribuição manual de chamados gera um alto custo de gestão, pois as equipes precisam gerenciar manualmente cada chamado para atribuí-lo a um atendente. Além disso, a atribuição de tickets de forma manual, gera ineficiência na operação, podendo sobrecarregar atendentes e deixar outros ociosos, ou pior, pode deixar chamados importantes esquecidos.
É para resolver esse tipo de problema que existe a atribuição automática de chamados, uma funcionalidade que distribui os tickets de suporte de forma inteligente, garantindo agilidade e equilíbrio no trabalho da equipe.
Neste artigo vamos descobrir como funciona a atribuição automática de tickets na prática, e seus benefícios e como aplicá-la em sua empresa
O que é a atribuição automática de chamados?
A atribuição automática de tickets de suporte é uma funcionalidade presente em sistemas modernos de help desk, que permite distribuir os chamados de forma automática entre os atendentes das equipes, sem a necessidade de intervenção manual.
Na prática, isso significa que, assim que um chamado é criado, o sistema analisa critérios pré-definidos, ou configurações, e automaticamente direciona o ticket para o atendente mais adequado.
Esse processo elimina a necessidade de escolher manualmente o atendente que será responsável por cada atendimento, garantindo que nenhum chamado fique sem dono e que as demandas sejam atendidas com maior rapidez.
Na plataforma da TomTicket essa funcionalidade é personalizável, permitindo que você defina as regras de como os chamados serão atribuídos conforme as necessidades da sua operação.
Benefícios da atribuição automática
Adotar a atribuição automática de chamados traz ganhos diretos para a produtividade da equipe e para a qualidade do atendimento. A seguir, você confere os principais benefícios dessa funcionalidade:
1. Redução do tempo de resposta
Com a distribuição automática, o cliente não precisa esperar até que um atendente seja designado manualmente. O sistema encaminha o chamado instantaneamente para o responsável certo, agilizando o início do atendimento.
2. Equilíbrio na carga de trabalho da equipe
Ao distribuir os tickets de forma automática, o sistema é capaz de entender os atendentes que estão há mais tempo sem atendimento e distribuir adequadamente os novos chamados. Assim, evita-se que um mesmo atendente receba muitos tickets enquanto outros recebem menos.
3. Redução de erros e esquecimentos
A distribuição automática não esquece chamados, ou seja, é uma garantia de que todos os chamados existentes serão atribuídos a um atendente.
4. Auxílio no cumprimento de SLAs
Quando os chamados são encaminhados rapidamente para os atendentes, os prazos de resposta e resolução são cumpridos com mais consistência — o que aumenta a confiabilidade da operação.
5. Aumento de satisfação dos clientes
Com respostas mais rápidas e um atendimento mais organizado, o cliente percebe mais eficiência e confiança no suporte — fatores decisivos para a fidelização.
Com a TomTicket você tem a oportunidade de experienciar todos esses benefícios com uma ferramenta personalizada e integrada em todo o fluxo de chamados, independentemente da origem deles.
Como funciona a atribuição automática na TomTicket
Na TomTicket, a atribuição automática de chamados foi desenvolvida para simplificar a rotina da sua equipe e garantir que cada solicitação chegue à pessoa certa no menor tempo possível. Tudo acontece de forma automática e configurável, seguindo as regras que você define.
Com essa ferramenta, sempre que um chamado for aberto sem que um atendente seja definido, ele será automaticamente atribuído a um atendente ativo seguindo as regras de configuração geral da conta ou do departamento.
As regras de atribuição são configuráveis, podendo optar por atribuir os atendimentos de forma aleatória, ou selecionando o atendente com maior tempo sem chamado atribuído. Além disso, essa configuração pode ser geral para toda a conta, ou por departamento, permitindo ainda um nível maior de personalização.
Para conhecer mais sobre a atribuição automática da TomTicket clique aqui. E lembre-se, você pode criar uma conta gratuita e começar a utilizar nosso help desk hoje mesmo.
Deixe uma resposta